Template Workspaces

(dawniej: OpenText Case Management Framework – CMF)

Rozwiązania OpenText dla elektronicznego obiegu dokumentów

W każdej organizacji niezależnie od jej wielkości, branży w której działa - czy to w lokalnej firmie czy międzynarodowej korporacji, aktywność i działalność gospodarcza oparta jest na procesach biznesowych. Procesy te coraz częściej wymagają współpracy i zaangażowania osób z różnych działów i wychodzą poza funkcjonalną strukturę organizacji. Znaczącą rolę w procesach biznesowych odgrywa pomiar ich efektywności, rejestracja i dokumentacja. Są odpowiedzialne za zgromadzenie informacji do podejmowania decyzji w strategicznych dla przedsiębiorstwa aspektach takich jak: budżet, finanse, zamówienia.Wpływają znacząco na wyznaczenie nowych kierunków działania jak i wprowadzenia nowych produktów na rynek.

Rysunek: Bariery w przepływie informacji między działami

Proponowany przez nas system Template Workspaces (poprzednia nazwa Case Management Framework) umożliwia organizacjom efektywniejsze zarządzanie sprawami, obsłużenie wpływających wniosków jak również zwiększenie produktywności, zmniejszenie kosztów poprzez skrócenie czasu rozwiązywania powtarzających się spraw oraz poprawę poziomu świadczenia usług. Jest to możliwe dzięki zebraniu i połączeniu wiedzy, która do tej pory często znajduje się na komputerach stacjonarnych pracowników i jest niedostępna dla pozostałych.

Rozwiązania Template Workspaces pozwalają pracownikom, którzy odpowiadają za procesy biznesowe, na wgląd w dokumentację, niezależnie od miejsca gdzie jest przechowywana. Dodatkowo system posiada zdefiniowaną ścieżkę procesu, która prowadzi użytkownika przez kolejne etapy cyklu życia dokumentu.

Jednym z celów Template Workspaces jest zapewnienie kompleksowej obsługi wszystkich danych
i plików związanych z transakcjami biznesowymi. Transakcją biznesową może być sprzedaż produktu lub usługi, zatwierdzenie bądź odrzucenie wniosku, zatrudnienie pracownika, czy fuzja przedsiębiorstwa. Każda transakcja generuje różnorodne informacje w postaci dokumentów i innych obiektów, takich jak e-maile, faktury, protokoły spotkań itp. Aby zapewnić pełną przejrzystość wszystkich kluczowych informacji związanych z daną transakcją, w danym czasie oraz w przyszłości, istotne jest by wszystkie dane były przechowywane w jednej, łatwo dostępnej lokalizacji.

Rysunek: Składowe rozwiązania Template Workspaces

Kluczowe funkcje Template Workspaces:

• Przechowywanie i zarządzanie wszystkimi typami spraw w celu zapewnienia pełnej przejrzystości transakcji biznesowych
• Zapewnienie indywidualnego, spersonalizowanego i modyfikowalnego widoku istotnych informacji dla danej sprawy bez względu na ich lokalizację (np. status sprawy, region itp.)
• Kreator procesu tworzący teczki, sprawy, dokumenty i przypisane role ze względu na wybrany szablon i reguły zawarte w metadanych
• Prowadzenie spraw przez kolejne etapy – kroki milowe procesu
• Opcja wysyłania notyfikacji e-mailowych do odpowiednich osób w celu śledzenia zdarzeń i zadań do wykonania dla danej sprawy
• Możliwość przeprowadzania audytu dzięki przechowywaniu kompletnej historii wprowadzonych poprawek i podjętych decyzji
• Wspieranie współpracy i procesu realizacji sprawy poprzez przypisane zadania, terminy, przypominacze i powiązane dyskusje dotyczące sprawy
• Zapewnienie bezpieczeństwa treści i procesu poprzez nadawanie użytkownikom odpowiednich ról i powiązanych z nimi uprawnień
• Integracja dokumentacji w formie papierowej z dokumentami i procesami elektronicznymi dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych
• Możliwa implementacja wielu wersji językowych
• Możliwość przeglądania dokumentów za pomocą znanych użytkownikowi interfejsów, funkcja przeciągnij i upuść pomiędzy różnymi systemami (MS Office, Poczta MS Outlook, LotusNotes, dostęp przez przeglądarkę Internetową, integracja z systemami ERP jak SAP, Oracle, Simple
i inne).

 Rysunek: Integracja OpenText z różnymi interfejsami